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Gestión de información de producto y gestión de datos maestros

Gestión de producto y gestión de datos maestros

Uno de los grandes problemas para los nuevos modelos de negocio que han aflorado con la aparición del comercio electrónico y de la deseada omnicanalidad es la gestión de los datos para comercialización y venta de los productos a través de los distintos canales de distribución. Para estar totalmente al día, te recomendamos leer nuestro artículo en el que trataremos los conceptos más importantes acerca de los denominados PIM (Product Information Management) o sistemas para la gestión de la información de los productos.


Gestión de información de producto – PIM

La primera pregunta que nos debemos plantear es: ¿necesito realmente un PIM? Si tu catálogo de productos es muy extenso, tiene atributos que cambian a menudo, o necesitas integrar diferentes plataformas en cuanto a gestión de catálogo, la respuesta es seguramente afirmativa.

Es evidente la necesidad de que los datos de tu retail estén actualizados continuamente y el stock controlado durante todo el ciclo de vida del producto, al igual que las devoluciones. Olvidarte de incorporar de nuevo un producto devuelto, significaría perder una venta, pues otro cliente podría demandarlo.

Pero la gestión de información de producto va más allá. Los ERP contienen datos para la gestión de operaciones de la empresa pero, generalmente, no contienen información detallada acerca de los productos a distribuir, es por eso que aparece la necesidad de sistemas de gestión de información de productos, en inglés Product Information Management (PIM).

La gestión de información de productos son todos los procesos, técnicas y tecnologías necesarias para controlar la información de los productos de nuestro negocio. Por tanto, los sistemas PIM son una solución para el almacenamiento de descripciones, relaciones, archivos digitales (imágenes, vídeos) de productos en un repositorio central, pudiendo usarlos en el momento que se quiera para la realización de catálogos impresos, contenido web o para actividades de marketing y enfoque de ventas.

¿Qué pueden hacer los PIM?
  • Recopilar datos de fuentes existentes, como del ERP o las bases de datos de los proveedores.
  • Clasificar y seleccionar los productos que se deseen integrar en uno o varios catálogos.
  • Administrar los procesos del ciclo de vida de los productos, como flujos de trabajo y auditorías.
  • Controlar la calidad de los datos, integridad, duplicados…
  • Gestión de los múltiples canales de venta, como tienda online, aplicaciones móviles, redes sociales, catálogos impresos…
  • Seleccionar los catálogos y datos que se quiere distribuir a través de cada canal
  • Enviar datos a aplicaciones web-to-print para crear documentos impresos.
  • Tratamiento de los productos en diferentes idiomas.
  • Ayuda a cumplir la normativa, ajustarse a la legislación local del país de destino.

En definitiva, para montar nuestra tienda online, además de la típica información de productos, como número en stock, precio, referencia, etc., necesitaremos contenido digital, descripciones e imágenes de productos, al igual que información sobre proveedores, banners… Además, gracias a la oportunidad que ofrece el comercio electrónico de realizar ventas en cualquier parte del mundo, hay que ajustarse a las distintas normativas y legislaciones, a los distintos formatos, por ejemplo de fechas, divisas e idiomas. La información se consigue desde distintas fuentes y con los sistemas de gestión de información de productos. Todo el contenido necesario para la creación de nuestra web podremos tenerlo totalmente organizado, controlado y preparado para cuando queramos usarlo.

Datos maestros y gestión de los mismos:

El concepto de gestión de información de producto surge a finales de los noventa siendo de gran utilidad para los departamentos de Marketing y, teniendo por definición, una idea un tanto distinta a la que ahora se ha desarrollado con el mundo online. Los datos de productos también estaban recogidos en registros de aplicaciones de otros departamentos, a menudo con atributos superpuestos. Además, la integración entre las distintas aplicaciones era difícil e incompleta, lo que podía provocar que en el departamento de Comercialización y en el de Finanzas hubiera datos contradictorios, encontrando, por ejemplo, que la información de los distintos atributos del producto era diferente en la web y en las facturas.

Para resolver esto aparece la gestión de datos maestros, que no solo abarca datos sobre el producto sino sobre todos los diferentes atributos utilizados en la organización, como los de clientes, proveedores, productos o inventario.

Para mantener la coherencia y precisión de los mismos, se establecen una serie de disciplinas y tecnologías denominadas gestión de datos maestros y así, poder administrar y distribuir los datos de la manera más eficiente posible.

En un principio sólo cubrían un único conjunto de datos, el de producto o clientes, hoy en día, ya es posible tener sistemas de gestión de datos maestros que puedan manejar los datos de todos los elementos necesarios para la realización de la función de nuestra empresa.

A continuación, te presentamos algunos de los sistemas PIM más conocidos:

  • Akeneo: es de código abierto, con origen fránces y muy joven, en noviembre del año pasado celebró su primer cumpleaños. Destaca por su usabilidad y la facilidad de conectar el sistema a cualquier aplicación. Junto con el paquete software, presentan Magento Connector Bundle, un conector de código abierto que permite insertar información de productos de Akeneo a Magento, y aunque presenta ciertas limitaciones, ya se está usando en algunos proyectos, además de estar buscando mejoras para el mismo. Una buena señal es que a su lista de clientes se suman dos grandes cadenas de supermercado francesas Auchan y Cora.
  • PIMagento: también de código abierto y basado en el gestor de contenido Magento, integrando un sistema MAM, Multimedia Asset Management y la herramienta de impresión/publicación, InBetween.
  • Pimcore: es uno de los sistemas PIM de código abierto más desarrollados. A finales del 2013 fue lanzada su segunda versión y, a día de hoy, ya está disponible la tercera. Gracias al desarrollo constante se ha convertido en una completa solución para la omnicanalidad. Pimcore, además de su sistema PIM, ofrece un gestor de contenido, eso sí, un poco complicado de usar si no eres desarrollador, y un sistema MAM. También es posible incluir en la interfaz de usuario un software de impresión de catálogos, Web2Print, y un framework de comercio electrónico. A través de la SOAP API de Magento se puede sincronizar la información de productos entre ambas aplicaciones, pero con grandes cantidades es una tarea un tanto tediosa.
  • Informatica PIM: creado por Informatica US. Este sistema PIM no es de código abierto. Tiene un alto grado de automatización para gestionar proveedores y usuarios, por lo que se ahorrará en costes. Ofrece una búsqueda fácil a través de toda la información de producto, gracias a la acción de sus filtros. Este software, cuenta con alianzas y certificados con IBM, Oracle y Demandware, para proporcionar la integración en todos los canales de venta.
  • Sales Layer: startup española que ofrece un sistema PIM con el mismo nombre. Éste conecta varias plataformas basándose en la sincronización de los datos en todos los canales de venta, incluido el offline, y en la centralización de la información para mejorar los procesos de compra. Sales Layer permite recibir las analíticas de las distintas plataformas, pudiendo analizar las tendencias de consumo. Sin embargo, no es de código libre, debes estar suscrito y los costes varían dependiendo de los canales elegidos. 

La lista de software capaz de gestionar la información de producto es interminable, InRiver, Salsify, Hybris, Stibo… Estudia cuál es el que más te conviene en base a las características de tu negocio y hazte con él. ¡A mí me han convencido!


Elena Mederos
Elena Mederos
Elena Mederos es técnico en eCommerce en Sugerendo.

2 Comments

  1. Marta dice:

    ¡Muy interesante!

  2. Mariel dice:

    Muy buen post sobre las bondades de la gestión de información de productos. Los invito a conocer Venzee (www.venzee.com), una opción PIM al alcance de tu mano.

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