Ejemplo de plan de viabilidad para un proyecto de eCommerce
Tras estos años de andadura empresarial, nos hemos dado cuenta de que son muchas las personas y las empresas que se lanzan a la aventura del comercio electrónico sin realizar siquiera un mero estudio de mercado. La consecuencia o resultado de este planteamiento es que muchas de esas descubren con el paso del tiempo que no han sabido conectar con su público objetivo, que conseguir tráfico segmentado y ser visible en Internet es más caro de lo que preveían o incluso se encuentran con costes tecnológicos inesperados que complican e incluso arruinan la viabilidad del proyecto.
Algunos proyectos, especialmente aquellos que tienen modelos de negocio complejos o que necesitan de inversión externa para ser puestos en marcha, requieren de estudios de concepto de viabilidad antes de avanzar, de cara a averiguar si dicho proyecto se considera viable, rentable y factible.
Con el objetivo de poner las cosas más fáciles al sector, vamos a explicaros en este artículo cómo elaborar un plan de viabilidad para una empresa con un proyecto de comercio electrónico por delante y os incluiremos una plantilla de ejemplo que os podréis descargar pinchando en la tabla inferior.
| Acceder a la plantilla plan de Viabilidad |
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Remarcamos bien lo de «proyecto de comercio electrónico» en lugar de usar el término «tienda online» porque, tal y como ya habréis leido en otros artículos anteriores de nuestro blog, crear un canal de venta en Internet es bastante más complejo que diseñar una mera página web. Es necesario tener en cuenta numerosas áreas de forma conjunta y orquestada para que el proyecto tenga mayores probabilidades de éxito: estrategia, estudio de mercado, plan de marketing online, logística y distribución, métodos de pago, cuestiones legales, plataforma tecnológica e integraciones con la lógica financiera de la pyme (ERP,CRM,PIM,SCM…), posicionamiento web… entre otros.
¿Cuáles son los ingredientes principales de los estudios de viabilidad?
Lo explicamos a continuación:
¿Qué es un plan de viabilidad o estudio de viabilidad?
De modo resumido, un estudio de viabilidad en la gestión de proyectos se utiliza para determinar si un proyecto es factible antes de invertir recursos reales (tiempo y/o dinero). Es decir, se usa como orientación para determinar si una propuesta de empresa será rentable, cuáles son los principales riesgos que se encontrarán en el desarrollo de la misma (algo que los dueños de las empresas suelen desconocer con frecuencia) o para evaluar si un conjunto de procesos o procedimientos mejorará los resultados de un proyecto actualmente en curso.
¿Cuáles son los apartados de de un plan de viabilidad?
Dependiendo de la tipología de proyecto, los apartados del mismo pueden cambiar, o será necesario prestar mayor énfasis a unas secciones que a otras. De manera generalista, las secciones que el PMBOK recomienda para un estudio de viabilidad son las siguientes (PMBOK son las siglas de Project Management Body of Knowdelge, que describe las prácticas de gestión de proyectos que son comunes a ‘la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo. » El PMBOK es publicado por el PMI, acrónimo de Project Management Institute):
- Resumen Ejecutivo
- Descripción de Productos y Servicios
- Consideraciones tecnológicas
- Características del mercado, producto / servicio
- Estrategia de marketing
- Organización y Recursos Humanos
- Calendario
- Proyecciones Financieras
- Resultados y Recomendaciones
a) Resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo proporciona una panorámica del contenido del documento del plan de viabilidad. Aunque suene raro lo que vamos a decir, lo lógico es realizarlo al finalizar el estudio, pues una vez hecho, se tendrá una visión global más clara del plan y se podrá hacer un resumen de mejor calidad, destacando los puntos clave del estudio y haciéndolo interesante de cara a los futuros lectores: inversores, entidades bancarias o altos mandos empresariales.
b) Decripción de productos y servicios
Este apartado ha de contener una detallada descripción de los productos y/o servicios que se pretenden comercializar. Si se trata de un proyecto de comercio electrónico, conviene no sólo centrarse en los productos/ servicios, sino también en el modelo de negocio, en el caso de que fuera un modelo diferente al clásico de online retailer (ya sea pure player o brick and mortar). El propósito de esta sección es detallar lo que la empresa está considerando comercializar, por lo tanto, servirá de base a los futuros apartados del plan. Debido a ello, es importante destacar cuáles son las ventajas de dichos productos, cómo pueden ayudar a los consumidores y a la propia empresa, cuál es su propuesta de valor, etc.
c) Consideraciones tecnológicas
En esta sección es donde normalmente encuentran mayores dificultades los gestores de empresas, directores comerciales y de marketing, es decir, los principales responsables de llevar a cabo o implementar el canal de venta online. Como es lógico, esta clase de perfiles profesionales manejan cifras financieras a diario, pero se encuentran con problemas en dos frentes:
- Determinar los requerimientos tecnológicos
- Definier el alcance de la puesta en marcha de los mismos
- Tipología y arquitectura de servidores para alojar la página web y resto de aplicaciones de la empresa
- Lenguaje de programación que se usará
- Tipología y funcionalidades de la solución de comercio electrónico a implantar
- Arquitectura de la información e interacciones
- Tipología de sistemas asociados al eCommerce: Gestión de producto y almacén, finanzas y contabilidad, email marketing, métodos de pago, mercados virtuales, gestión de clientes…
- Integraciones entre todos los sistemas nombrados en el punto anterior.
También será necesario considerar si la implantación de dicha tecnología se hará a través de un equipo interno o si se subcontratará a una tercera empresa. Habrá que ser bastante cuidadoso con los proveedores, pues el comercio electrónico es una actividad que requiere de una inversión sostenida en el tiempo y un buen partner puede ahorrar muchos costes. Ya escribimos al respecto en su día sobre las ventajas de tener personal interno o subcontratar una empresa en este artículo. Conviene en este apartado que hagáis un plan preliminar de la implantación de cada tecnología y los beneficios que traerán a la organización. Recordad que los posibles lectores serán del mundo de las finanzas, no es necesario que detalléis la tecnología, basta con que pongáis las ventajas de la misma o el por qué es necesario implantarla.
d) Características del mercado
Esta parte del plan de viabilidad describe cómo es el mercado existente para los productos o servicios que la empresa está considerando comercializar a través de Internet: Cuáles son los segmentos de clientes (si es que hay varios), quiénes son los principales competidores y cuál es el secreto de su éxito, cómo se distribuirán sus productos, etc… En este apartado recomendamos realizar un análisis del modelo de negocio usando un BMC y poner todos los aspectos de nuestro modelo de negocio en orden. En el transcurso del mismo podremos identificar qué grupos de clientes tenemos, contra quién competimos en cada segmento y qué canales de comunicación (SEO, SEM, SMM, eMail marketing, notas de prensa, etc.) y de distribución (entrega directa, recogida en punto de conveniencia, recogida en tienda…) son los que mejor funcionan con cada uno de ellos.
Conviene hacer un estudio de competidores centrándonos en las principales métricas del canal online: nivel de visitas, tecnologías usadas, marketing mix en Internet, así como un estudio de mercado o cuestionario sobre la forma en la que el cliente investiga el producto o sobre el propio producto, de cara a validar hipótesis lo antes posible. Entrar de manera ciega a un mercado normalmente implica que las empresas no entiendan las necesidades del cliente y no se maximicen los beneficios.
e) Estrategia de marketing
El estudio de viabilidad ha de aportar un elevado detalle acerca de cómo la empresa se va a dar a conocer a través de Internet y cómo dará a conocer sus productos y servicios. Se deberá incluir cómo tiene pensado diferenciarse de los competidores, qué tipos de estrategias utilizará y qué tácticas incluye cada estrategia. El objetivo final de la estrategia de marketing no sólo ha de ser conseguir ventas, lo ideal es determinar métricas como el CAC (Coste de adquisición del cliente) y CVC (Ciclo de vida del cliente) de cara a determinar si las campañas están saliendo rentables.
La parte negativa de este apartado es que las acciones de marketing en Internet son muy diversas y se requiere de un cierto conocimiento del canal online para poder seleccionar las más adecuadas, así como el alcance de su puesta en marcha (tareas, costes, plazos y ROI). Ya escribimos muy extensamente acerca del plan de marketing digital, si queréis más información podéis leer nuestro set de artículos al respecto aquí.
f) Organización y recursos humanos
En la gran mayoría de los proyectos, será necesario contratar personal extra para llevar a cabo nuevas funcionalidades o dar soporte a las actuales.
En el caso del desarrollo de un eCommerce, podéis hacerlo de la forma que más se adapte a la situación de vuestra empresa. Desde hacerlo vosotros mismos hasta subcontratar a alguien cualificado en la India si tenéis los contactos pertinentes (y el valor para contratar a alguien de allí…). No obstante, todas esas formas se pueden englobar en tres categorías:
- Realizarlo internamente con recursos propios
- Realizarlo internamente con recursos ajenos (contratar a alguien e incorporarlo al equipo)
- Realizarlo externamente (subcontratar a una tercera empresa)
En cualquier caso, es conveniente que el plan de viabilidad recoja el tipo de perfil a incorporar y los costes asociados a esa incorporación a 5 años vista (asumiendo las subidas salariales)
g) Calendario
Se trata del marco temporal en el que se desarrollarán las principales acciones del proyecto. También conviene que incluya los hitos del proyecto. Es decir, los puntos de control que irán determinando si las cosas se van consiguiendo.
h) Proyecciones financieras
Esta parte es la que probablemente más tiempo os lleve. Debe incluir una relación de los ingresos esperados frente a los costes que el proyecto va a generar. Es conveniente que le prestéis mucha atención a este apartado pues posiblemente sea la parte que más cuidadosamente evalúen los posibles inversores, entidades bancarias o entidades públicas a las que pretendéis solicitar financiación. Se asume que l proyecto puede ser deficiatario en los primeros años, pero ha de alcanzarse el punto de equilibrio en algún momento a partir del segundo o tercer año.
Aquí hay diferentes fórmulas o escuelas, podéis presentar una cuenta de resultados, cálculos coste-beneficio, Valor Actual Neto (VAN), tasa interna de retorno (TIR), punto de equilibrio… pero ha de quedar claro cuál es la rentabilidad del proyecto y ésta debería ser positiva. Si después de calcular las proyecciones financieras no veis rentabilidad a 5 años… mejor no sigáis con el proyecto o dadle un par de vueltas porque entonces la viabilidad como tal no se habrá conseguido.
| Métrica | Año 1 | Año 2 | Año 3 | Año 4 | Año 5 | Total 5 años |
| Total Ventas por el canal online | ||||||
| Costes de personal | ||||||
| Costes de producto | ||||||
| Costes por comisiones: logística, método pago, | ||||||
| Costes implementación plataforma tecnológica | ||||||
| Costes mantenimiento evolutivo plataforma web | ||||||
| Costes de Material, suministros y seguros | ||||||
| Costes de marketing online | ||||||
| Flujo de caja |
Como fuente de información adicional para rellenar esas tablas, podéis consultar el siguiente estudio, que habla del impacto económico que la instalación de una plataforma de comercio electrónico basada en Magento (la plataforma en la que estamos especializados como empresa) ha supuesto sobre una muestra de cinco empresas. En ese estudio, elaborado por Forrester y Magento, se analizan las principales cifras económicas y gastos en los que incurrieron dichas empresas para poner en marcha su portal de comercio electrónico.
i) Resultados y recomendaciones
Este apartado debería recoger las principales conclusiones extraídas durante la realización del plan y explicar por qué ciertas acciones son convenientes o no. Así mismo, debería incluir los pros y los contras (oportunidades y amenazas) que se extraen como consecuencia del análisis del documento, todo ello en forma de resumen ejecutivo, pues el detalle de cada recomendación y resultado ya se ha explicado en los apartados anteriores.
Si el proyecto es viable, se deberían dar una serie de recomendaciones de cómo implementarlo.
De manera adicional, se puede incluir un análisis de los riesgos del proyecto y posibles alternativas ante riesgos de elevado impacto.
Si queréis información adicional o realizar un estudio de viabilidad para vuestro proyecto de comercio electrónico, no dudéis en contactarnos.
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