Tendencias en el entorno del B2B e-commerce (parte II)
El artículo de hoy es la segunda parte de un artículo de dos partes en la que hablaremos acerca de las tendencias que están invadiendo este sector. Hoy toca desgranar lo que se está convirtiendo en tendencia en el lado del vendedor u organización compradora.
Esperamos que os guste.
1.1. LA TENDENCIA DE HOY (EN EL LADO DEL COMPRADOR): E-PROCUREMENT
1.1.1. Conceptos básicos sobre la digitalización de los departamentos de compras
Cuando en las secciones anteriores de este libro hemos mencionado las interacciones que tienen lugar entre empresas del entorno B2B, nos hemos centrado principalmente en el lado de la venta, pasando casi de puntillas por el lado de la compra.
Si bien es cierto que en los últimos años la parte relativa a la venta se ha ido modernizando progresivamente, algo parecido está empezando a ocurrir en el lado de la compraxiv. Ello se debe a que los departamentos de compras no están exentos de problemas y cuellos de botella similares a los que experimentan los departamentos de venta. El caso más claro es el siguiente: imagina una empresa manufacturera con un departamento de compras tradicional, no digitalizado, formado por un equipo de cinco compradores que tiene que aprovisionar de forma regular suministros industriales sujetos a un cierto desgaste (p.ej. herramientas, tornillería, etc.). Para cada adquisición que estos compradores desean ejecutar, tendrán que pedir una serie de presupuestos a diferentes proveedores, negociarlos, homologarlos, controlar el estado del pedido, manejar devoluciones… todo ello gestionado por correo electrónico, fax y teléfono.
En entornos multinacionales o empresas de una cierta envergadura, los procesos de adquisición son además monitorizados y controlados de forma estricta, con políticas y procesos claramente definidos. Como consecuencia de ello, los departamentos de compras generan o manejan una gran cantidad de documentos: contratos, pedidos, albaranes, facturas, hojas de entrega y más.
Como puedes apreciar, los departamentos de compras tienen procesos muy parecidos a los departamentos de ventas, y al igual que el e-commerce puede ser una solución para automatizar esos procesos en el lado de las ventas, existe algo parecido en el lado de las compras, se trata del “e-procurement”.
E-procurement es la digitalización del proceso de adquisición y, al igual que hay diferentes estrategias y plataformas para implementar un e-commerce, también existen diferentes estrategias y plataformas para implantar un sistema de e-procurement. Por norma general, dichas plataformas aprovechan la infraestructura y el software en la nube para digitalizar los procesos y las operaciones de adquisición. Los compradores usan estas soluciones de contratación electrónica porque les ayudan a mejorar la eficiencia de las operaciones de compras, y a ejercer un mayor control sobre las adquisiciones y los gastos a lo largo de toda la organización.
E-procurement trata de automatizar en la medida de lo posible los procesos de adquisición y de consolidar los datos relativos a las compras en una plataforma especialmente diseñada para ello. Los objetivos del e-procurement son aumentar la transparencia de los departamentos de compras, tener una mejor visibilidad sobre los gastos, hacer que las adquisiciones sean responsables y aprovechar los datos de adquisiciones para detectar ineficiencias en los costes en los que la empresa está incurriendo.
El hecho de que el e-procurement consolide los datos de las compras en una plataforma centralizada, permite ofrecer información sobre las operaciones relacionadas con las compras a todos los departamentos de la organización que los necesiten (financiero, dirección, etc.) así como dar una visión más amplia de la cadena de suministro: proveedores, precios y contratos.
Por norma general, las empresas que dotan a sus departamentos de compras de un sistema de e-procurement logran incrementar la eficiencia de sus operaciones y reducir sus costes de aprovisionamiento a medio y largo plazo.
Llegados a este punto, es posible que te estés preguntando qué sentido tiene lanzar un portal de B2B commerce si la tendencia es que las empresas estén digitalizando su proceso de compras y estandarizándolo según sus necesidades a través de su propia plataforma de e-procurement. No es una pregunta carente de sentido, de hecho, es una pregunta clave para entender esta tendencia, y que le des respuestas contundentes es fundamental para no dejar escapar la oportunidad que supone la digitalización de los departamentos de compras de tus clientes presentes y futuros.
Como hemos comentado, las plataformas de contratación electrónica ayudan a cumplir las mejores prácticas en los departamentos de compras y permiten la consolidación de los datos de las compras en una única plataforma, sin embargo, introducir esos datos en la plataforma de e-procurement puede ser un desafío.
La entrada manual de datos es propensa a errores y consume mucho tiempo, por tanto, no es una opción. Necesitarás al menos un catálogo digital con los productos y precios específicos que has negociado con tu cliente, y mostrarle de una forma más o menos precisa la disponibilidad de inventario. Además, necesitarás que dicho catálogo digital esté interconectado de alguna manera con el sistema de e-procurement de tu cliente.
Es decir, en esencia, necesitarás un portal B2B commerce que esté sincronizado con la plataforma de compras de tu cliente, de tal manera que cuando tu comprador busque los productos que necesita en su plataforma de e-procurement, tus productos aparezcan correctamente codificados, con los precios y descuentos correctos, y con el nivel de stock adecuado. Una vez seleccionados tus productos, emitirá una orden de compra a tu portal B2B commerce y así se cerrará el ciclo del pedido.
No disponer de un portal B2B commerce te supondrá imputar todos estos datos manualmente de forma regular para asegurarte de que la información que ven tus compradores en su sistema es la que tú quieres que se muestre, y de que no hay roturas de stock por no tener los niveles de inventario actualizados.
1.1.2. Integración del portal B2B con el sistema de e-procurement del cliente
La adquisición electrónica no es algo nuevo, de hecho, tiene una larga historia que se remonta al intercambio electrónico de documentos (EDI) en la década de 1980 y que culmina en la sofisticada gestión electrónica de compras y gastos que permiten las plataformas SaaS de hoy día.
Aunque podemos encontrarnos con plataformas de e-procurement hechas a medida, no es lo habitual. Son las plataformas de e-procurement en la nube proporcionadas por los fabricantes de software como SAP, ORACLE, Coupa o Basware las que dominan el espacio hoy día en términos de presencia de mercado. El ecosistema es muy diverso, hay casi tantas plataformas de e-procurement de mercado como plataformas de e-commerce, algunas de estas están destinadas a grandes cuentas y son muy sofisticadas, mientras que otras, aunque son más simples, permiten igualmente automatizar numerosos procesos asociados a los departamentos de compras.
Lo importante de este apartado no es que entiendas el ecosistema de soluciones de e-procurement que dominan el mercado. Lo importante es que entiendas que la clave para que las empresas que usan plataformas de e-procurement compren los productos que tú distribuyes es que te integres correctamente con ellas.
Es útil aclarar en este momento qué es lo que entendemos por integrar un portal B2B commerce de un vendedor, con el sistema de e-procurement de un comprador. Para proveedores B2B, la integración con el e-procurement es la capacidad de su tienda de comercio electrónico de comunicarse con el portal de e-procurement de sus compradores, habilitando la automatización del intercambio de datos y documentos entre ambas plataformas.
Cuando se integran correctamente las plataformas de compradores y vendedores, ambos se benefician del intercambio de datos, que se producirá de forma rápida y sin errores:
- El catálogo del portal del comercio electrónico del vendedor aparecerá en la interfaz del portal de compras electrónicas del comprador, lo que permite a los compradores seleccionar proveedores desde su plataforma y crear solicitudes al portal de comercio electrónico del proveedor.
- Las órdenes de compra electrónicas se crean automáticamente en la tienda de comercio electrónico del vendedor cuando se aprueban dentro de la plataforma de compras electrónicas del comprador.
- La entrega de facturas y órdenes de compra puede también automatizarse, de tal forma que no requiera de intervención manual.
El objetivo final de la integración del portal B2B e-commerce con el portal de e-procurement es una experiencia de adquisición perfecta tanto para compradores como para vendedores, intercambiando órdenes de compra, facturas y otra documentación de forma transparente del comprador al vendedor.
Trasladar esto que te he comentado a la realidad es algo muy sencillo: dibujas el flujograma de procesos en una servilleta, sacas una varita mágica y conviertes tu flujograma en un portal de B2B e-commerce que se conecta automáticamente y sin fisuras al portal de tu comprador… Bien, ahora volviendo a la realidad, como toda integración entre dos sistemas, requerirá un cierto grado de implementación tecnológica y desarrollos a medida. Si bien es cierto que tanto plataformas de e-commerce como plataformas de e-procurement están habilitadas para el intercambio de datos y se puede hacer de forma directa entre ambos sistemas, la tendencia de hoy día es hacerlo a través de lo que se denomina “catálogos punchout”, que es el estándar que están manejando casi por defecto las plataformas de e-procurement con mayor cuota de mercado en la actualidad.
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