¿Cómo puede un OMS (Order Management System) ayudar a una empresa mayorista?

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¿Cómo puede un OMS (Order Management System) ayudar a una empresa mayorista?

Order management system

Hoy en día, cada vez más mayoristas venden directamente a los consumidores. Esto hace que sea imperativo para los mayoristas B2B y B2C imaginar cómo debería llevarse a cabo el viaje del cliente y cómo ser más eficientes y conocedores de los recursos en sus canales de consumo. En el artículo de hoy trataremos de esclarecer como un OMS (o sistema de gestión de pedidos por sus siglas en inglés Order Managemen System) en la nube puede ayudar a aumentar la eficiencia de las empresas mayoristas. 

1.¿Qué es un sistema de gestión de pedidos?

Un sistema de gestión de pedidos (OMS) realiza un seguimiento de los pedidos realizados por los clientes, los datos de los clientes, así como el inventario disponible. Aunque la mayoría de los mayoristas ya tienen un OMS,  en la mayoría de los casos la entrada de datos y la información se procesan y administran de forma manual, dejando margen para errores y poca visibilidad. Con un OMS en la nube, los clientes y el personal autorizado pueden acceder a los datos en cualquier momento y en cualquier lugar con información precisa en tiempo real, agilizando todo el proceso comercial y brindando visibilidad a lo largo de la cadena de suministro.

2. Ventajas de un OMS

2.1. Canales conectados

Ya no es aceptable para los estándares del cliente que un sitio web de comercio electrónico no ofrezca la misma experiencia que cuando se va a la tienda. Con el advenimiento de la tecnología, los clientes ahora tienen mayores expectativas de un servicio al cliente flexible. En una compañía mayorista, para asegurar que cada cliente reciba una experiencia estandarizada y sin fallos, tanto los clientes como los representantes de ventas requieren un acceso conveniente a información consistente.

Por lo tanto, el primer paso para garantizar una experiencia multicanal, es que los gerentes de ventas de los distribuidores mayoristas tengan una vista única de clientes, pedidos, artículos e inventario. Un sistema OMS en la nube es una plataforma en tiempo real que proporciona una base unificada para todos los canales operativos. Con un OMS, los representantes de ventas ya no tendrán que acceder a múltiples bases de datos u hojas de cálculo para completar una transacción simple. Esto evita que los representantes de ventas obtengan información no idéntica e inexacta para cada compra similar. Además, el acceso a formularios de pedido, catálogos de precios, envío y seguimiento de la información contenida dentro de una plataforma, reduce el tiempo para procesar y completar el pedido. Por lo tanto, la integración de toda la información dentro de una plataforma es la clave de una estrategia integrada multicanal.

2.2. Monitorización sencilla 

Cada día, los mayoristas reciben múltiples pedidos en masa. Un OMS gestiona y realiza el seguimiento de pedidos en todos los canales, desde cualquier ubicación del almacén, garantizando que la información sobre el estado actual de cada pedido se actualice constantemente. Las capacidades de un sistema de gestión de pedidos van más allá del seguimiento manual. Al integrar el OMS con el almacén, uno puede identificar qué ordenó, cuándo se ordenó, su ubicación de envío actual y su estado de entrega. Tener visibilidad de un pedido permite a los representantes de ventas dar cuenta de posibles contratiempos y tranquiliza al cliente, ya que puede rastrear fácilmente sus pedidos. Con todos los datos en un solo lugar, el proceso de cumplimiento es cada vez más eficiente con menos retrasos, un seguimiento más fácil y un acceso conveniente al historial y estado del pedido.

2.3. Cumplimiento con las demandas de inventario 

Los mayoristas tienen grandes cantidades de productos para administrar y rastrear. No solo eso, con múltiples puntos de almacenamiento y distribución, aparece la complejidad en la administración del stock por región, por segmento de cliente, por línea de producto, y la lista continúa… Sin un sistema de gestión de inventario (IMS) adecuado, la incapacidad de ver y pronosticar los niveles de stock y mantener un equilibrio en la oferta y la demanda genera un alto costo de mantener inventario (cuando hay exceso) y oportunidades de venta perdidas (cuando hay un déficit). Con un IMS integrado, las empresas no solo pueden rastrear los niveles de inventario en tiempo real a medida que se realizan los pedidos, sino también planear y asignar inventario según el historial de compras, así como crear la lógica para aliviar las fluctuaciones en el inventario mediante reserva de existencias, asignación de existencias y sustitución de las mismas si una línea de productos se vende.

2.4. Integración con el sistema de contabilidad

Actualmente, en muchas grandes empresas B2B, todavía existe una brecha entre la conciliación de pedidos y facturas. Las facturas generalmente se generan en un sistema separado sin vinculación con el sistema que originó la orden del pedido. Esto también significa que los procesos de pago están fragmentados, lo que da como resultado una visión ineficiente de los flujos de efectivo y una gestión deficiente de la deuda. Con un order management system integrado, los procesos de pago, facturación y contabilidad se pueden reconciliar y organizar de manera eficiente a lo largo de los diferentes sistemas de back-office y y otros sistemas legados en la empresa para respaldar procesos de pago efectivos y transparentes en todos los canales. En última instancia, un OMS proporciona una transparencia total para los clientes, los agentes del centro de llamadas o representantes de ventas acerca del estado de pago actual del pedido de un cliente.

2.5. Mejor servicio al cliente

Los clientes de hoy esperan una experiencia de compra fluida, desde el momento en que llegan al sitio de comercio electrónico hasta la atención posventa. En el mundo del comercio electrónico, se trata de estar centrado en el cliente. Los clientes desean libertad de control, quieren transparencia y visibilidad, quieren tener acceso a la información que necesitan, cuando y donde sea y cualquier canal que elijan. Los almacenes que tienen una OMS integrada en su sistema pueden ofrecer a sus clientes una experiencia transparente, estructurada y multicanal, agregando valor a los servicios que reciben los clientes.

2.6. Empresa más eficiente 

Con los puntos anteriores que prueban que el OMS facilita innumerables partes del proceso de compra, es innegable que mejora el negocio del almacén en general. Órdenes de venta altamente organizadas, recopilación confiable de datos de clientes, registros precisos de contabilidad y finanzas, seguimiento de inventario actualizado y muchos más beneficios asegurarán que el negocio de almacenes desarrolle una reputación de eficiencia y confiabilidad. Si quieres que te ampliemos información para implantar un OMS en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.


Foto con créditos a:

Thomas Hawk Flickr via Compfight cc

Juan Manuel Rubio

Juan Manuel Rubio

Ingeniero superior en telecomunicaciones, especializado en B2B eCommerce y omnicanalidad. Formador en Observatorio eCommerce y autor del libro "Comercio electrónico en 10 pasos" (Disponible en Amazon). Ayudando a las empresas a vender en Internet desde 2011.
Juan Manuel Rubio
Juan Manuel Rubio
Juan Manuel Rubio
Ingeniero superior en telecomunicaciones, especializado en B2B eCommerce y omnicanalidad. Formador en Observatorio eCommerce y autor del libro "Comercio electrónico en 10 pasos" (Disponible en Amazon). Ayudando a las empresas a vender en Internet desde 2011.

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